Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del responsable

• Responsable del tratamiento: Sandra Lorena Villalobos Avendaño
• Nombre comercial: Villalobos Contable
• Ciudad: Bogotá D.C., Colombia
• Correo para asuntos de datos personales: villaloboscontable@gmail.com
• Sitio web: villaloboscontable.com
• Canal adicional de atención: WhatsApp Business de Villalobos Contable

2. Objeto y alcance

Esta política tiene por objeto garantizar el ejercicio del derecho al hábeas data y proteger la información personal que se trate en el desarrollo de las actividades comerciales, administrativas y contractuales de Villalobos Contable. Aplica para todos los datos personales recolectados directamente de titulares, clientes, proveedores, colaboradores y terceros con los que se mantenga una relación jurídica o comercial.

3. Definiciones básicas

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: persona natural que decide sobre el tratamiento de los datos personales.
• Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.

4. Principios aplicables

El tratamiento de datos personales se regirá por los principios de legalidad en materia de datos personales, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

5. Categorías de datos que pueden ser tratados

Dependiendo del servicio contratado, Villalobos Contable puede llegar a tratar las siguientes categorías de datos:

• Datos de identificación.
• Datos de contacto.
• Información tributaria.
• Información económica y financiera.
• Información patrimonial.
• Documentos y soportes proporcionados por el cliente.
• Información necesaria para preparar declaraciones y prestar los servicios contratados.

6. Finalidades del tratamiento

Los datos personales se tratan con las siguientes finalidades:

• Atender solicitudes y consultas.
• Verificar inicialmente las necesidades tributarias del interesado.
• Cotizar servicios.
• Prestar servicios contables y tributarios contratados.
• Recibir, organizar, analizar y conservar la documentación necesaria para prestar dichos servicios.
• Comunicarse con clientes durante la prestación del servicio.
• Cumplir obligaciones legales, tributarias, contractuales y profesionales aplicables.
• Gestionar facturación, pagos y soportes.
• Atender peticiones, consultas y reclamos.
• Mantener seguridad y trazabilidad operativa.

Las comunicaciones comerciales posteriores se realizarán únicamente cuando exista una base jurídica o autorización aplicable. El titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir este tipo de comunicaciones.

7. Derechos de los titulares

El titular de los datos personales tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones previstas en la ley.
• Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando proceda.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

8. Procedimiento para consultas, solicitudes y ejercicio de derechos

El titular, sus causahabientes o representantes podrán presentar consultas, solicitudes de actualización, rectificación, supresión y revocatoria de autorización a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: villaloboscontable@gmail.com
• WhatsApp Business de Villalobos Contable.

Las consultas serán atendidas dentro de los términos establecidos por la ley. Si la consulta no se resuelve dentro de dichos términos, el titular podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Autorización para el tratamiento

El tratamiento de datos personales se realiza con la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual puede constar por escrito, verbal, o mediante conductas inequívocas que permitan concluir que el titular otorgó su autorización. En ciertos casos, la ley permite realizar el tratamiento sin autorización previa, según las excepciones allí previstas.

10. Seguridad y confidencialidad

Villalobos Contable adopta medidas técnicas, administrativas y humanas orientadas a proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, uso indebido o divulgación no permitida. Solo el personal autorizado y, en su caso, los encargados debidamente vinculados podrán acceder a la información.

11. Tratamiento por proveedores o encargados

Cuando sea necesario para prestar adecuadamente los servicios contratados, Villalobos Contable podrá compartir datos personales con encargados del tratamiento. Dichos encargados actuarán bajo instrucción del Responsable y estarán obligados a mantener la confidencialidad y seguridad de la información, en los términos exigidos por la ley.

12. Conservación de la información

La información personal se conservará únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fue recolectada y para atender las obligaciones legales, tributarias, contractuales y profesionales aplicables. Una vez cumplidos dichos plazos, se procederá a su supresión, bloqueo o anonimización según corresponda.

13. Modificaciones de la política

Villalobos Contable podrá actualizar la presente política en cualquier momento. Cualquier modificación será publicada en el sitio web villaloboscontable.com y entrará en vigencia desde su publicación. Se recomienda revisar periódicamente este documento.

14. Fecha de entrada en vigencia

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia desde su publicación en el sitio web.